O tempo possui dois lados opostos: ele pode ser um grande aliado na nossa produtividade e organização pessoal, já que a divisão cronológica das tarefas é algo lógico para o ser humano há milhares de anos, mas ele também pode ser um grande obstáculo quando engloba coisas como a procrastinação, os prazos curtos e a má organização. Mas o que é exatamente a gestão do tempo e como ela pode te ajudar na resolução de problemas relacionados à má administração do tempo? 

Na verdade, a gestão de tempo não significa exatamente programar cada mínimo detalhe da sua rotina – afinal, as rotinas também precisam de espaços temporais livres, pois ninguém é uma máquina -, mas significa mais especificamente o controle do tempo que destinamos às tarefas do dia a dia. Precisamos passar a entender o tanto de tempo que levamos para terminar uma tarefa e a partir daí entender como usar esse tempo de forma inteligente. Por exemplo: pense em quanto tempo você gasta para concluir determinada atividade relacionada ao curso que você faz ou alguma atividade do seu trabalho. Esse tempo gasto reflete realmente o nível de dificuldade dessa atividade e a agilidade com a qual você trabalha nela? É possível alterar esse tempo gasto? Diminuindo ele caso haja um excesso ou aumentando ele caso seja necessário mais tempo para a conclusão da atividade? Pensar nessas variáveis ajuda a começar a pensar no tempo através dos parâmetros da gestão de tempo.

Sendo assim, administrar bem o nosso tempo o tempo é, consequentemente, administrar bem a nossa produtividade – e é por isso que nós do blog da Evolut resolvemos criar este artigo com algumas importantes técnicas de gestão de tempo para que você entenda como se utilizar dessa ferramenta de forma precisa e alinhada da melhor forma à sua rotina.

As técnicas de gestão de tempo primordiais: organização da agenda e definição de prioridades

Não dá para fazer uma boa gestão de tempo sem estar completamente ciente das tarefas e atividades que demandam o seu tempo todos os dias. Uma rotina bem organizada não precisa ser milimetricamente planejada, mas exige que você saiba exatamente o que fazer e quando fazer as coisas. A partir disso, sabemos que não há tática mais simples de organizar essas duas categorias do que listar os seus afazeres diários. Você pode começar sua jornada nas técnicas de gestão de tempo colocando no papel cada uma das suas tarefas, o tempo demandado para concluí-las e o tempo disponível para a realização de cada uma delas. 

Com base nessa lista inicial, você pode tomar decisões mais sábias sobre a organização da rotina – ao tomar essas decisões, comece a separar as tarefas de forma mais regrada pelos dias da semana. Existem ferramentas materiais muito úteis quando falamos de organização de tarefas diárias, que são as agendas e planners, tanto físicos quanto digitais. A questão é que, ao usar essas ferramentas, você deve tê-las mais como um apoio para a sua organização de atividades e não como algo que deve ser seguido quase que religiosamente. Lembre-se que o tempo não é algo “sólido”, às vezes certas atividades vão tomar mais tempo que o esperado mesmo que estejam bem pré-planejadas, e imprevistos podem acontecer a todo o momento.

Já a definição de prioridades é uma das técnicas de gestão de tempo que se vinculam diretamente à organização da agenda. Ao organizar as suas atividades, você precisa estar bem seguro sobre quais dessas atividades são prioritárias (e demandam maior atenção e tempo) e quais dessas atividades são secundárias (e podem ser postergadas ou adiadas caso não seja possível a sua execução no dia ou horário que você definiu). As prioridades também dependem de qual o direcionamento da sua vida no momento: por exemplo, se você está fazendo um curso ou se aprimorando para entrar no mercado de trabalho, suas prioridades giram em torno dos seu estudos; mas se você já está no mercado de trabalho e precisa mostrar o seu valor como profissional, as suas prioridades então giram em torno das sua ocupação trabalhista, etc. 

Os inimigos das técnicas de gestão de tempo: desorganização, distração e procrastinação

Se organizar a sua agenda é um ponto importante na gestão de tempo, o exato contrário disso é um dos maiores impedimentos nesse âmbito: é impossível gerenciar decentemente a sua rotina se você tem um dia a dia desorganizado e desregrado. Uma organização mínima é necessária para muito além das tarefas diárias: ela precisa acontecer também nos seus espaços. Uma mesa de estudos com materiais desorganizados ou um ambiente de trabalho bagunçado só acabam demandando que você gaste mais tempo do que devia antes de começar as suas atividades.

Outra questão importante é a procrastinação: adiar as suas atividades indefinidamente sem nenhum motivo aparente. Para driblar a procrastinação, o jeito é criar um mindset de produtividade. Pense em como procrastinar as tarefas te deixa com um sentimento constante de culpa enquanto o cumprimento perfeito das tarefas te deixa com um sentimento de satisfação. Qual desses sentimentos você prefere? Agora, se a procrastinação estiver realmente atrapalhando a sua vida e o funcionamento usual do seu dia a dia, talvez seja necessário procurar ajuda especializada para resolver esse tipo de comportamento.

No meio de todos esses pontos sobre técnicas de gestão de tempo, existe um que é o mais relevante de todos: a questão das distrações. Hoje em dia, no mundo totalmente conectado em que estamos, as distrações surgem quase que como num piscar de olhos. Redes sociais, aplicativos de mensagens, sites de entretenimento, reprodutores de vídeo, conversas paralelas – tudo isso pode distrair de forma extremamente fácil e tirar totalmente o foco das atividades, desorganizando todo o tempo destinado a elas. A melhor forma de lidar com isso é entendendo quais são as distrações que mais atrapalham a sua vida e trabalhando em se livrar delas, que são verdadeiras ladras de tempo!

Pontos extras das técnicas de gestão de tempo

Para turbinar ainda mais a gestão de tempo, existem algumas opções extras de organização pessoal que podem ajudar – e muito – nessa jornada. A primeira delas é o uso da tecnologia como aliada e não como inimiga. Em vez de te distrair, a tecnologia vai ser uma mão na roda na sua organização: comece a combinar atividades com o uso da tecnologia e assim garanta uma usabilidade mais prática do tempo. Se você estuda, pode escutar podcasts sobre assuntos importantes para o seu curso enquanto resolve atividades de casa, por exemplo. Já se você passa um tempo livre vendo vídeos no youtube, aproveite para intercalar os vídeos de divertimento com alguns vídeos sobre algum assunto importante para aquilo que você estuda.Se você trabalha, pode escutar podcasts sobre assuntos relacionados à sua ocupação – e acredite, existem podcasts dos mais variados assuntos por aí – durante o seu deslocamento até o ambiente de trabalho.

Trabalhar na sua capacidade de concentração e também na boa regulação do seu sono são as técnicas de gestão de tempo secretas que nem todo mundo conhece. Afinal, não dá pra levar uma funcional sem hábitos decentes de sono e sem um poder de concentração bom o suficiente para desenvolver atividades diversas durante os dias da semana. Existem exercícios diversos que podem ser feitos para turbinar a capacidade de concentração e também táticas interessantes de como manter um sono bem regulado e regrado – a começar pela tática mais infalível de todas: acordar cedo! 

No final disso tudo, não se esqueça de disponibilizar também um tempo só para você, afinal, rotina nenhuma consegue dar certo se você não estiver motivado e bem consigo mesmo.